E-Mails als
professionelle elektronische Briefe

Die Schnelligkeit und vermeintliche Formlosigkeit von E-Mails verführt eine Menge Menschen dazu, diese Form der Kommunikation nicht wirklich ernst zu nehmen. Im Geschäftsbereich ein schwerer Lapsus.

Ein Satz sollte sich einprägen: »Eine E-Mail ist wie Brief«. Nicht vergessen, groß ausdrucken und neben den Computer legen. Mitarbeiter verdonnern, prüfen und nicht nachlassen — denn die scheinbare Formlosigkeit ist keine. Es ist ein Geschäftsbrief, mittlerweile vielfach auch gerichtsnotorisch und damit wesentlicher Bestandteil des Business.

E-Mails mit Relevanz (also eigentlich alle geschäftlichen Mails) sollten gar ausgedruckt und damit als Dokument dienen. Sicher, das papierlose Büro kommt da gleich wieder ins Spiel — aber mal ehrlich: außer, dass es seit vielen vielen Jahren propagiert wird, ist es de facto nicht vorhanden.

Darum also hier noch ein paar Tipps zum Thema Umgang mit der elektronischen Post:

• Regelmäßig Mails abrufen und spätestens innerhalb 12 Stunden beantworten. Schneller ist besser, aber was gar nicht geht, ist nur alle paar Tage einmal die Nachrichten herunter zu laden!
• An alle rechtlich notwendigen Hinweise denken. Adresse, vollständige Firmenbezeichnung etc. Komplett überflüssig sind jedoch Bandwürmer über »fehlgeleitete und irrtümlich erhaltene Mails« und was der (falsche) Empfänger damit tun soll.
• »Keep it short & simple« gilt auch hier. Klare Botschaft, Anrede nicht vergessen (das gebietet schon die Höflichkeit)
• Sich vergewissern, dass alle Fragen in einer Rückmail beantwortet wurden. Ansonsten wird nur noch zusätzlicher Traffic erzeugt — und letztlich Arbeitszeit vertan. So führt sich die Schnelligkeit des Mediums ad absurdum.
• Keine Emoticons (die berüchtigten Smileys). Benutzt doch im Mailing/Brief auch niemand! Auch keine Abkürzungen (Akronyme) wie LOL oder ROTFL.
• Rechtschreibung prüfen! Jedes vernünftige Mailprogramm hat eine Rechtschreibprüfung — die ist dazu da, sie zu benutzen! Mails voller Tippfehler zeugen von Respektlosigkeit dem Geschäftspartner gegenüber.
• Nicht Vorgesetzte automatisch ins »CC« mit einkopieren. Nur, wenn es ausdrücklich wichtig und nötig ist. Oder so nachgefragt wird.
• Keine gigantisch großen Anhänge mitschicken. Schon gar nicht ungefragt. Auch das ist — selbst im Zeitalter von schnellem DSL — unhöflich. Und nach wie vor haben nicht alle Menschen auch ein flottes DSL, das wird schnell vergessen.
• Keine »nurklein«-Schreibung — ebenso wenig wie nur GROSSBUCHSTABEN. Großbuchstaben gelten als »Schreien« im Internet. Und den Geschäftspartner anzuschreien klingt irgendwie nicht sehr Erfolg versprechend…